Vous avez besoins de suivre vos interactions clientes mais vous ne pouvez pas investir dans un CRM comme Salesforce ? Vous avez testé des solutions gratuites comme Hubspot mais vous les avez trouvées trop complexes pour votre besoins ? VeryFrog vous propose ici de détourner le célèbre outil Trello pour le transformer en un CRM simple, fonctionnel et bien évidemment gratuit!

Trello : un outil simple mais efficace

Trello est de prime abord une solution qui fournit de simples tableaux. Ces derniers se présentent comme une succession de colonnes, appelées listes. Dans ces listes, on peut créer des cartes qu’on déplacera à souhait entre toutes les colonnes de notre tableau. Il est ainsi particulièrement adapté au suivi de projets agiles, notamment ceux adoptant la méthodologie Kanban.

Le principe de Trello est tellement simple voire simpliste qu’il en fait un outil facile à prendre en main et qui s’adapte à toutes sorte de situation. Ainsi, Trello pourra devenir votre outil de ticketing, votre Todo-list ou encore votre gestion de tournois sportifs. C’est donc tout naturellement que se pose la question d’utiliser Trello comme CRM.

Les fonctionnalités de bases d’un CRM

Avant de se lancer dans l’utilisation de Trello, penchons-nous sur les attendus de base d’un CRM.

Tout d’abord, un CRM se doit enregistrer des profils de clients ou de prospects. Il doit ainsi pouvoir stocker leurs coordonnées (téléphones, courriels, adresses postales, …) mais aussi d’autres données comme leurs actualités, leur activité ou encore l’organigramme de leur entreprise.

Aussi un CRM doit permettre de conserver les interactions avec vos clients. Il doit pouvoir par exemple garder une trace des échanges par emails. Un CRM doit fournir un mécanisme pour vous mettre facilement à jour une fiche cliente. Par exemple, vous y noterez vos commentaires sur les réseaux sociaux.

Enfin, un CRM doit offrir un système de workflow, permettant de faire évoluer l’état de vos prospects . Ainsi, un nouveau prospect doit pouvoir facilement être intégré dans votre pipeline de vente. Il doit pouvoir aisément changer de statut, comme par exemple de “Nouveau” à “Rendez-vous pris”.

Trello comme CRM

Voyons maintenant comment Trello fourni les fonctionnalités de bases d’un CRM

Les données clientes

Vous l’aurez compris: nous utiliserons les cartes Trello comme élément de base de notre gestion cliente. Chaque carte représentera un client ou un prospect.

On pourra ainsi dans la description de la cartes positionner les informations du compte client. Ensuite, nous utiliserons un power-up. Ces derniers sont des extensions qui ajoutent des fonctionnalités à votre tableau. Dans la version gratuite de Trello, vous avez le droit d’utiliser un seul power-up. Il faudra choisir le power-up “Champs Personnalisés”. Ce dernier permettra d'ajouter des champs comme sur la capture précédente : “Nom”, “Mail”, “N° de Téléphoneé ou encore “Date de Contact”. De cette manière Trello va pouvoir stocker toutes les données clientes en une seule carte.

Les interactions clientes

Chaque carte possède un fil d’actualité sous forme de commentaires.

On utilisera tout naturellement cette fonctionnalité pour transcrire les interactions clientes comme dans tout CRM. Aussi, il est pratique de consigner les échanges par mails dans les cartes. Plutôt que de faire des copier-coller, on peut utiliser le fait que chaque carte du tableau possède une adresse mail ! Ainsi, il suffit de mettre en CCi l’adresse de la carte a chaque échange client pour que le mail se retrouve dans l’actualité de la carte. Aussi, en créant des règles de transfert dans votre client de messagerie, vous pouvez envoyer une copie des mails envoyés par le prospect vers sa carte Trello !

Le workflow client

Le changement d’état d’un prospect ou d’un client se fera tout simplement en changeant sa carte de liste. Il suffira donc de créer une liste pour chaque étape de votre pipeline de vente et de déplacer la carte du client dans ces colonnes en fonction de sa position dans cette pipeline. C’est d’une simplicité enfantine et cela vous permet d’avoir un en plus une vision d’ensemble de votre vie commerciale.

Aussi, Trello dispose de carte “modèle”. Ce sont des templates préconfigurés que vous pouvez dupliquer pour créer de nouvelles cartes prêtes à l’emploi. Ainsi vous pourrez par exemple créer une carte modèle pour les nouveaux prospects avec une checklist dédiées aux réseaux sociaux. Il vous suffira de la cloner pour chaque nouveaux propects entrant dans votre tunnel de vente et de la faire vivre en validant la checklist, en remplissant son fil d’actualité, en la déplaçant parmi les listes, etc, …

On le voit, Trello est tout à fait apte à se transformer en CRM, simple mais performant. Il possède d’autres fonctionnalités comme ajouter une date d’échéance ou des pièces jointes aux cartes pour aller encore plus loin. Il possède aussi une gestion d’utilisateurs pour travailler en équipe sur votre CRM. Aussi, Trello fournit une application pour smartphone, qui fonctionne même hors connexion. Vous pourrez donc suivre vos clients en toutes circonstances !